10 trucs et astuces Webex que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd’hui

Webex

Comment collaborez-vous actuellement dans Webex ? Et si nous vous disions qu’il existe au moins 10 trucs et façons de changer à jamais votre expérience Webex ?

Nous avons demandé à certains de nos utilisateurs de partager leurs astuces et avons promis de ne le dire à personne d’autre 😊.

Cet article présente 10 conseils et astuces Webex pour faire passer votre expérience au niveau supérieur.

1 – Ajoutez un bot à votre espace Webex

 

Webex prend en charge plus d’une centaine de « bots », des robots-logiciel. Ceux-ci peuvent remplir diverses fonctions, qu’il s’agisse de fournir les dernières informations météorologiques, de traduire un texte dans une autre langue ou d’ajouter un sondage à l’un de vos espaces de groupe existants.

Si vous avez besoin d’automatiser un processus, il y a probablement un robot pour cela. Sinon, vous pouvez toujours en créer un.

Pour ajouter un robot, rendez-vous sur le Webex App Hub et connectez-vous en utilisant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Webex. Sélectionnez “Bots” dans le type d’application, ou recherchez le robot à l’aide de la barre de recherche.

Cliquez sur “Add Bot +”. Les Espaces listés sont des Espaces avec deux personnes ou plus ou des Espaces d’équipe. Créez un Espace et ajoutez le robot en utilisant le nom du robot et @webex.bot. Suivez les instructions pour ajouter votre robot à un espace dans l’application Webex.

Max dit : “Slido pour les sondages en réunion et le moins connu Pollbot dans les espaces sont deux de mes favoris !”

2 – Envoyer des messages multiplateformes à Microsoft Teams, Slack et Zoom

 

Comment les contacter si vous utilisez Webex, mais que vos collègues utilisent Microsoft Teams, Slack ou Zoom ?

Sans la possibilité d’envoyer des messages de l’un à l’autre, vous risquez de devoir recourir à des courriels peu pratiques ou de ne pouvoir les rencontrer qu’en temps réel ? Au lieu de supprimer le clavardage asynchrone de votre flux de travail, pourquoi ne pas activer les messages multiplateformes de Webex vers Microsoft Teams, Slack ou Zoom ?

Lorsque vous installez Mio to Webex, vous connectez Webex et Microsoft Teams, Slack ou Zoom en coulisses. Ainsi, la prochaine fois que vous devrez discuter avec quelqu’un qui utilise Microsoft Teams, Slack ou Zoom, vous pourrez lui envoyer un message sans quitter Webex.

3 – Envoyez des courriels à un espace Webex

 

Vous en avez assez des allers-retours incessants de courriels ?

Si vous souhaitez plutôt que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en temps réel, pourquoi ne pas déplacer la conversation vers un Espace Webex ?

Le robot emails2teams peut faire migrer tous les participants d’une conversation par courrier électronique vers un Espace Webex. Voici comment procéder :

  • Trouvez le fil de discussion avec les participants que vous souhaitez déplacer vers un nouvel Espace Webex.
  • Répondez à l’ensemble du fil de discussion.
  • Dans la ligne BCC, ajoutez “bot@email2teams.com” (les champs “To” et “CC” ne fonctionnent pas).

Le robot reçoit votre message, crée un Espace avec le sujet comme titre, puis s’en va. Toute personne qui n’est pas encore inscrite reçoit une invitation par courriel. Une fois inscrites, elles sont automatiquement ajoutées à l’Espace.

Avec Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser le modèle Microsoft Power Automate. Utilisez-le pour créer un espace Webex avec l’objet de du courriel comme titre de l’Espace. Le contenu du courriel est affiché dans l’Espace avec les coordonnées du courriel dans les champs De, À et CC comme participants.

4 – Sauvegardez votre travail sur votre espace Webex personnel

 

Steve dit : “Tout le monde a son espace personnel sur Webex. Je l’utilise tout le temps pour télécharger les documents et les présentations sur lesquels je travaille. C’est une méthode simple de sauvegarde dans le nuage”.

Vous pouvez créer votre propre Espace sur Webex en naviguant vers “Messagerie”. Ensuite, cliquez sur “Créer un espace”. Donnez-lui un nom et cliquez sur “Créer”. Vous pouvez y enregistrer des fichiers et stocker des messages ou des notes.

5 – Trouvez ce dont vous avez besoin grâce aux filtres de recherche

 

Vous pouvez vous perdre avec la quantité d’informations partagées dans les Espaces. Les filtres de recherche sont très utiles lorsque vous devez rechercher des messages dans Webex. Vous pouvez utiliser un seul filtre ou les combiner pour trouver ce que vous cherchez dans un espace ou dans tous les espaces auxquels vous appartenez.

Nancy explique : “Les recherches textuelles utilisant “with:” suivi du nom de quelqu’un m’indiquent tous les Espaces que nous partageons. Je l’utilise souvent pour voir les domaines communs dans lesquels nous sommes impliqués. La recherche en utilisant “from:” me permet de rechercher le texte écrit par une personne spécifique, et l’utilisation de “in:” me permet de rechercher le texte dans un Espace particulier. Cela m’aide à restreindre les recherches, et les trois peuvent être utilisés ensemble.”

6 – Jetez un coup d’œil aux messages dans le chat Webex

 

François déclare : “Je suis un grand utilisateur de la fonction “jeter un coup d’œil” (peek) dans un espace de chat avant de l’ouvrir complètement et de le marquer comme lu.” Parfois, vous n’êtes pas prêt à répondre, mais vous avez besoin de savoir ce qu’on vous demande.

Faites un clic droit sur votre message non lu et cliquez sur “Peek”. Vous obtiendrez un aperçu de la conversation sans marquer le message comme lu.

7 – Épinglez vos espaces favoris pour y accéder facilement

 

Les favoris vous sauvent la vie. Vous pouvez définir des espaces essentiels comme favoris afin d’accéder aux mises à jour ou d’organiser votre journée autour de tâches prioritaires.

Éric n’arrive pas à se tenir au courant de ce qui se passe dans les centaines d’espaces qu’il suit. Il épingle ses 10 à 15 espaces préférés, c’est-à-dire ceux sur lesquels il travaille activement, afin de les rendre plus faciles à gérer.

Cette astuce lui permet de jeter un coup d’œil rapide à son écran pour vérifier les nouveaux messages. Il gère constamment les espaces, en supprimant régulièrement ceux qui ne sont pas pertinents ou urgents et en ajoutant ceux qui le sont.

Cliquez sur l’espace que vous voulez épingler. Cliquez sur l’étoile vide. Une fois qu’elle devient jaune, elle est ajoutée à vos favoris.

8 – Trouvez rapidement des informations en marquant les messages

 

Le marquage des messages est un excellent moyen de garder à portée de main des informations importantes que vous pouvez rapidement passer en revue ou consulter à nouveau.

Selon Natasha, le filtrage des messages marqués l’aide à créer une liste de choses à faire. Elle ajoute : “Lorsqu’un élément d’information est important pour vous, marquez-le. Utilisez le filtre pour voir vos messages marqués et trouver ce que vous avez catégorisé comme important pour vous. Je fais cela pour toutes les informations d’identification factices que nous avons partagées pour tester des fonctionnalités.”

Pour marquer un message, survolez-le jusqu’à ce qu’une barre apparaisse dans le coin supérieur droit. Cliquez sur “marquer pour suivi” pour marquer le message.

Recherchez les messages marqués en cliquant sur “Filtrer par”, puis en choisissant “Drapeaux”.

9 – Personnalisez les espaces Webex

 

Qu’il s’agisse de thèmes, d’émojis ou de GIFs, Webex offre de nombreuses options pour faire ressortir votre personnalité.

Valérie déclare : “Il y a toujours un débat entre le mode clair ou le mode sombre. Webex me permet de configurer mon affichage en fonction de mes préférences en matière de couleurs et de m’identifier grâce aux tons que je sélectionne pour les réactions.”

Richard souffre de daltonisme et a du mal à discerner les couleurs spécifiques et les nuances. 13 thèmes de couleurs différents lui offrent des options variées. Il pense également que les GIF et les émojis aident à transmettre la personnalité, surtout lorsqu’on travaille à distance.

 

10 – Facilitez la collaboration en matière de documents grâce à OneDrive, Google Drive ou SharePoint.

 

Prenez exemple sur André. Il relie ses systèmes de gestion de documents (OneDrive, Google Drive) et de messagerie. Il intègre la co-édition et le partage dans son flux de travail de messagerie, de sorte qu’il n’a pas besoin de quitter Webex.

Pierre précise : “Connecter Webex à SharePoint ou OneDrive pour la gestion de contenu d’entreprise permet de collaborer sur les documents sans avoir à passer par différentes applications.”

Voici comment lier un dossier Microsoft OneDrive ou SharePoint Online à un Espace :

Dans l’Espace, cliquez sur “Contenu”, puis sélectionnez “Fichiers”. Si vous n’avez pas encore ajouté votre compte, cliquez sur “Connexion au compte” pour ajouter un compte.

Cliquez sur “Lier à un dossier en ligne”. Choisissez un dossier dans votre compte, puis cliquez sur “Ouvrir”.

Les personnes qui ont accès à des dossiers dans SharePoint ou OneDrive Online pourront y accéder dans l’application Webex.

Choisissez “Définir comme le dossier lié par défaut pour cet espace”. Tous les fichiers partagés dans l’appli Webex seront automatiquement téléchargés dans votre dossier lié.

Remarque : Ce paramètre n’est disponible que si votre administrateur l’a configuré. Si vous ne voyez pas cette option, tous les fichiers partagés dans l’espace sont automatiquement téléchargés dans le dossier lié.

Conclusion

 

Les possibilités de collaboration dans Webex ont décuplé au cours des dernières années. Les innovations sont introduites plus rapidement que jamais.

L’envoi d’un message n’est que la partie émergée de l’iceberg. Utilisez ces conseils et astuces de messagerie Webex pour améliorer votre expérience sur le bureau, le mobile et l’ordinateur portable.