L’importance de l’automatisation des tâches en entreprise et l’apport des communications unifiées pour accroitre la productivité
La main d’œuvre qualifiée est de plus en plus difficile à trouver dans le cadre de l’économie florissante au pays et du plein emploi. Il est primordial d’accorder de l’importance à l’automatisation des tâches en entreprise afin d’accroitre la productivité et de faire plus avec moins. Cet article de McKinsey & Company trace un bon portrait de cette importance. À cet égard, l’apport des communications unifiées devient donc un outil stratégique.
Voici un échantillon de quelques fonctions d’affaires contribuant à l’automatisation des flux d’affaires.
Réceptionniste automatisée
La réceptionniste automatisée est certes le plus classique des exemples d’automatisation de l’accueil des appelants dans votre organisation. Si certaines entreprises ont fait le choix de ne pas s’en servir par choix, la très grande majorité en apprécie l’usage. Il s’agit de penser au pouvoir de libérer la réceptionniste humaine afin de lui permettre d’accomplir des tâches à valeur ajoutée et surtout des activités valorisantes. Et cela n’est pas sans oublier que la plupart des appelants apprécient la rapidité et l’efficacité du service.
Présence
La présence, c’est la fonction des solutions de communications unifiées permettant automatiquement d’ajuster le statut de disponibilité, d’occupation ou d’absence selon les conversations en cours, notre calendrier électronique ou notre inactivité (et donc notre absence).
Si la présence ne change rien pour la personne en soi, elle change tout pour l’ensemble de ses collègues qui, en un seul clic, peuvent savoir si vous êtes disposé à répondre à leurs requêtes. Plus de temps perdu à se déplacer pour rien.
Sonnerie simultanée
Une autre fonction super pratique et automatique, c’est la possibilité de faire sonner simultanément le poste de son bureau et celui de son cellulaire par exemple. Sans programmation, sans intervention, afin de ne jamais manquer un appel et de ne jamais oublier de cliquer une touche de son appareil téléphonique.
Renvois d’appels
Il existe aussi plusieurs types de renvoi d’appel. Nous en parlions en détail dans cet article. Il s’agit encore ici de plusieurs fonctions d’automatisation fort utiles.
Transfert de messagerie vocale vers courriel
Une autre fonction super classique, soit le transfert automatique des messages vocaux vers sa boîte courriel. Pratique, car vous n’avez plus besoin de vous rappeler d’appeler votre messagerie vocale juste pour savoir si vous avez de nouveaux messages.
L’écoute des messages vocaux sur son téléphone intelligent offre non seulement des gains en productivité, mais aussi en termes d’amélioration de l’expérience client.
Affichage d’écran en centre d’appel
Une fonction d’affaires qui, elle, n’est pas liée directement aux solutions de communications unifiées, mais plutôt de centre d’appel : celle d’afficher l’écran de la fiche client (souvent depuis le CRM) lors de la réception des appels. C’est l’une des 10 façons d’augmenter la productivité dans votre centre d’appel dont nous discutions dans un article sur notre blog.
RAVI et l’automatisation
Nous avons gardé le meilleur pour la fin.
La solution RAVI, acronyme pour Réponse Automatisée Vocale Interactive, est la toute dernière née d’IP4B. RAVI, c’est bien sûr une réponse vocale automatisée, un peu comme l’est la réceptionniste automatisée. Mais RAVI c’est aussi une intégration avec les bases de données et autres applications d’entreprise afin de permettre une réponse personnalisée aux demandes des clients.
Ce qui rend RAVI réellement unique, c’est que cette solution apprend de l’utilisation que l’on en fait. Par exemple, imaginez une compagnie de transport recevant des appels de clients. RAVI sait reconnaitre l’appelant et lui proposer automatiquement, par exemple, son domicile comme lieu de cueillette. Le tout sans intervention humaine.
Lorsque l’on parle de l’importance de l’automatisation des tâches en entreprise pour accroitre la productivité, RAVI est en plein dans le mile!
Et bientôt la solution RAVI sera ravie (désolé on ne pouvait se permettre de passer outre ce facile jeu de mots) de vous proposer de nouvelles applications. Pour l’instant, RAVI est disponible en prélancement. Restez bien branché à notre blog pour la suite!
Conclusion
À l’ère où la main d’œuvre qualifiée est de plus en plus difficile à trouver dans le cadre de l’économie florissante au pays et du plein emploi, il est primordial d’automatiser les tâches en entreprise afin d’accroitre la productivité et de faire plus avec moins. Les solutions de communications unifiées ou de centre d’appels deviennent donc un outil stratégique à cet égard, sans oublier notre petit nouveau, la solution RAVI.
Vous souhaitez en connaître plus sur les outils à votre disposition afin d’augmenter la productivité de votre entreprise ? Nous vous invitons à contacter l’un de nos conseillers principaux afin d’avoir une franche discussion sur le sujet.