Les coûts cachés des systèmes téléphoniques en entreprise

Les systèmes téléphoniques en entreprise, ou en anglais customer premise equipement ou CPE, comportent un bon nombre de coûts cachés. Ces frais, ces coûts cachés, ne sont pas toujours reflétés dans les propositions commerciales que les entreprises reçoivent.

Examinons les 10 questions à se poser afin de pouvoir comparer équitablement les systèmes téléphoniques traditionnels et les solutions hébergées telles que proposées par IP4B.

Assurez-vous de vous poser ces 10 questions avant de faire l’achat d’un système téléphonique traditionnel et d’éviter les coûts cachés.

1 : Le système téléphonique est-il dimensionné pour soutenir l’achalandage aux périodes de pointe ?

La plupart des entreprises ont des cycles annuels dans leurs ventes ou dans leur achalandage. L’achat initial de votre système téléphonique tient-il compte des périodes les plus achalandées ? Qu’arrive-t-il des appels en débordement qui sont des ventes potentielles ?

Sachez que la solution de téléphonie hébergée d’IP4B peut rapidement s’adapter aux cycles de votre entreprise afin de ne jamais manquer d’appels.

2 : Le système téléphonique vous offre-t-il la redondance requise à votre plan de continuité des affaires ?

La redondance, c’est bien plus qu’un simple onduleur électrique (UPS). C’est sans compter sur le fait que la très grande majorité des onduleurs ne fournira que quelques minutes d’autonomie électrique.

Un réel plan de continuité des affaires doit vous assurer de conserver vos connexions Internet et téléphonique, il doit vous assurer de pouvoir opérer même si votre place de commerce n’est plus physiquement accessible (pensez inondation) et bien sûr lors de pannes informatiques.

IP4B offre une redondance inégalée par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels grâce à sa plateforme de classe mondiale « telco grade ».

3 : Qu’arrivera-t-il lorsque vous aurez épuisé la capacité totale d’enregistrement des appels et des messages ?

Les systèmes téléphoniques traditionnels sont équipés d’un disque dur afin de permettre l’enregistrement des appels et des messages vocaux. Dans la plupart des cas, ce même disque sert d’entreposages aux données des rapports et des journaux de bord (log). Vous êtes-vous assuré d’avoir la capacité requise afin de répondre à vos besoins d’affaires ? Et que se passe-t-il si votre disque est plein ?

La plateforme hébergée d’IP4B offre une capacité d’enregistrement virtuellement illimitée.

4 : Qu’arrivera-t-il lors de la fin de vie de votre système téléphonique traditionnel ?

La durée de vie moyenne d’un système téléphonique traditionnel est de sept ans. Pensez-y, quel ordinateur aujourd’hui dans votre entreprise a cette longévité ? Pensez aussi aux nouvelles fonctionnalités que vous découvrez au fil du temps, fonctionnalités qui amélioreraient votre productivité. ET si votre système était rendu à maturité prématurément ?

La plateforme hébergée d’IP4B est constamment mise à jour, de nouveaux équipements y sont ajoutés afin d’être plus performants, de nouvelles fonctions ajoutées pour être plus productifs, le tout sans lever le petit doigt de votre part.

5 : Et la mobilité dans tout ça ?

Vous le savez, la téléphonie mobile est un outil essentiel au bon déroulement de votre entreprise. L’intégration à la téléphonie mobile (souvent appelé pairage) est-elle incluse à même le système téléphonique traditionnel ? Et si oui, vous êtes-vous assuré d’avoir le nombre suffisant de lignes téléphoniques entrantes et sortantes afin de soutenir tout l’achalandage anticipé de pairage ?

Avec la solution hébergée d’IP4B, le routage des appels vers les appareils mobiles s’effectue dans le nuage sans impact sur la capacité de votre entreprise à recevoir un flux élevé d’appels.

6 : Comment le système téléphonique traditionnel vous protège-t-il contre la fraude ?

Certains systèmes téléphoniques traditionnels, en particulier les plus petits systèmes, sont ouverts à des attaques de fraude interurbaines. Le manufacturier vous a-t-il partagé quelques données que ce soit à ce sujet ? Et vous deviez être hacké, qui en payera les coûts ?

La plateforme d’IP4B est située dans des centres de données à sécurité maximale dont l’accès physique est restreint par biométrie. Les serveurs informatiques la soutenant sont hautement protégés contre les attaques virus, vers informatiques, distributed denial of service (DDOS), man-in-the-middle et autres.

À cet égard, utiliser un système téléphonique traditionnel c’est comme garder votre argent sous le matelas plutôt que de le déposer à la banque!

7 : Quels sont les coûts annuels de maintenance ?

Tous les systèmes téléphoniques traditionnels requièrent que vous souscriviez à des frais annuels de maintenance du manufacturier. Ceux-ci sont quelques fois nommés software assurance ou software subscription. Il s’agit de montant vous donnant le droit d’obtenir les mises à jour logicielles et le soutien du manufacturier. Parfois, ces frais sont inclus pour la première année, plus rarement pour les années à suivre.

En plus de ces montants versés aux manufacturiers, votre installateur téléphonique vous proposera un contrat de maintenance. Encore une fois, il est quelquefois inclus à même la première année, moins souvent pour les années à suivre. Selon le plan choisi, ce contrat vous offre une tarification réduite sur les modifications que votre installateur peut être appelé à effectuer au cours d’une année. La plupart du temps, il ne couvre pas tous les frais, encore moins les heures supplémentaires.

Donc, même si vous souscrivez aux frais annuels de maintenance du manufacturier, votre installateur peut vous demander des frais pour faire la mise à jour du logiciel de votre système téléphonique traditionnel. Cette mise à jour peut interrompre le service téléphonique pendant quelques minutes voire quelques heures. Et bien sûr, des frais supplémentaires sont exigées si vous désirez faire cette mise à jour hors des hueres d’ouverture.

Avec la plateforme hébergée d’IP4B, vous n’avez pas de frais annuels de maintenance du manufacturier ni de frais de contrat de maintenance de votre installateur. Vous ne payez que le prix mensuel de votre licence. Sans frais cachés.

8 : Quels sont les coûts d’intégration avec les autres logiciels que nous utilisons dans l’entreprise ?

Les coûts d’intégration sont les frais de service professionnel (installation, programmation, gestion de projet, formation) nécessaires afin de faire fonctionner un logiciel du manufacturier A et celui du manufacturier B. Ces frais peuvent être considérable si A n’est jamais été testé avec B.

Informez-vous à savoir si votre système d’entreprise ERP, votre système comptable ou votre solution CRM de gestion de la clientèle est déjà intégré avec le système téléphonique traditionnel que vous envisagez.

La plateforme BroadSoft utilisée par IP4B détient 41% de part de marché selon Frost & Sullivan. Tel le Microsoft de la téléphonie hébergée, il s’agit de la plateforme obtenant le plus grand nombre de contributions tierces. Et ce, sans compter de la riche suite native d’applications couvrant la communication unifiée, les centres d’appel, l’analytique et la mobilité.

9 : Qu’arrivera-t-il si mon système téléphonique traditionnel devient plus lent ?

Comme avec tous systèmes informatiques, plus on aoute de fonctions, plus le système ralentit. Pensez aux mises à jour iOS sur votre iPhone ou autre! Devrez-vous ajouter un nouveau processeur ? Plus de mémoire ? Et combien cela coûtera-t-il ? Quel sera l’impact sur la disponibilité de mon système téléphonique traditionnel ? Aurais-je du service pendant cette mise à jour ?

Tous ces coûts font partie du prix mensuel que vous payez avec vos licences. Pas de frais cachés, pas rien d’autre à payer.

10 : Et la gestion du système, combien de temps cela me demandera-t-il ?

Votre équipe informatique (TI) est assurément déjà fort occupée à prendre soin des systèmes informatiques qui sont stratégiques à votre entreprise. Vous l’avez assurément recrutée pour son expertise Windows ou encore pour son expérience avec un système qui est propre à votre secteur d’activité.

Mais connaissent-ils des systèmes téléphoniques traditionnels tels Avaya, Panasonic, Mitel ou autre ? Vous devrez en effet les former à la gestion de ces nouveaux systèmes et vous devrez allouer quelques heures à cette tache par mois (ou par semaine!) afin d’assurer la bonne gestion de votre système téléphonique traditionnel. Ce coût figure-t-il à votre budget ?

Au risque de nous répéter, la plateforme IP4B est entièrement gérée par notre équipe. Sécurité, mise à jour, monitorage en temps réel. Le tout par des experts formés et certifiés par le manufacturier BroadSoft. Et vous aurez deviné, pas de frais cachés.

Évitez les coûts cachés

Les systèmes téléphoniques en entreprise, ou en anglais customer premise equipement, comportent un bon nombre de coûts cachés. Cescoûts cachés ne sont pas toujours reflétés dans les propositions commerciales que les entreprises reçoivent.

Assurez-vous de vous poser ces 10 questions avant de faire l’achat d’un système téléphonique traditionnel afin d’éviter les coûts cachés :

1 : Le système téléphonique est-il dimensionné pour soutenir l’achalandage aux périodes de pointe ?

2 : Le système téléphonique vous offre-t-il la redondance requise à votre plan de continuité des affaires ?

3 : Qu’arrivera-t-il lorsque vous aurez épuisé la capacité totale d’enregistrement des appels et des messages ?

4 : Qu’arrivera-t-il lors de la fin de vie de votre système téléphonique traditionnel ?

5 : Et la mobilité dans tout ça ?

6 : Comment le système téléphonique traditionnel vous protège-t-il contre la fraude ?

7 : Quels sont les coûts annuels de maintenance ?

8 : Quels sont les coûts d’intégration avec les autres logiciels que nous utilisons dans l’entreprise ?

9 : Qu’arrivera-t-il si mon système téléphonique traditionnel devient plus lent ?

10 : Et la gestion du système, combien de temps cela me demandera-t-il ?